Dostępne formaty eksportu
DiPAgE obsługuje eksport dokumentacji środków ochrony roślin jako JSON, XML, CSV i PDF. JSON, XML i CSV to tekstowe, maszynowo czytelne formaty przeznaczone do uporządkowanego przetwarzania elektronicznego. Warunkiem zgodnej z prawem dokumentacji jest to, aby wymagane dane były zawarte w pełni i zgodnie z określonym standardem danych.
PDF służy natomiast do czytelnej prezentacji dla człowieka. Nadaje się do własnego archiwizowania, do przeglądania, jako zlecenie oprysku lub do okazania podczas kontroli, ale nie jest przewidzianym maszynowo czytelnym formatem dokumentacji.
Dlaczego XLSX traktowany jest inaczej
JSON, XML i CSV to tekstowe formaty plików. Ich zawartość istnieje bezpośrednio jako tekst i może być w uporządkowany sposób odczytywana przez oprogramowanie na podstawie określonej składni lub określonych separatorów. Można je więc wczytywać jako tekst bez aplikacji biurowej specyficznej dla danego formatu i przetwarzać automatycznie.
XLSX nie jest natomiast czystym formatem tekstowym, lecz opartym na ZIP formatem kontenera, w którym kilka plików XML i inne składniki połączono w skoroszyt Excela. Pliki XLSX również można przetwarzać automatycznie, wymaga to jednak oprogramowania interpretującego budowę tego formatu pliku. Nie są one więc tak łatwo maszynowo odczytywalne jak zwykłe pliki tekstowe, np. JSON, XML czy CSV. W kontekście DiPAgE XLSX nie jest więc stosowany jako maszynowo czytelny format wymiany w rozumieniu używanego standardu danych.
Eksportowanie pojedynczych lub wielu protokołów
W sekcji „Protokoły” można celowo wybierać i eksportować poszczególne dokumentacje środków ochrony roślin. Alternatywnie istniejące rekordy można zawęzić za pomocą filtrów, na przykład według uprawy, środka ochrony roślin, lokalizacji lub roku.
Przefiltrowane rekordy można następnie wydać jako pojedyncze pliki lub – w zależności od wybranego formatu – zebrane w jednym wspólnym pliku. Bez filtrowania można w ten sposób wyeksportować wspólnie także wszystkie istniejące dokumentacje środków ochrony roślin gospodarstwa.
Przenoszenie danych na inne urządzenie
Automatyczna synchronizacja między kilkoma urządzeniami nie następuje. Aby przenieść dokumentacje, eksportuje się je na pierwszym urządzeniu, przekazuje odpowiednią drogą na drugie urządzenie i tam ponownie importuje.
Transport może odbywać się na przykład przez pendrive USB, e-mail lub chmurę. DiPAgE samo nie udostępnia własnej chmury; wybór drogi przekazania należy do użytkownika lub gospodarstwa.
Wspólny folder w chmurze jako ręczna droga wymiany
Wspólnie używany folder w chmurze może ułatwić wymianę danych między kilkoma urządzeniami lub osobami. Nie zastępuje jednak prawdziwej synchronizacji na żywo. Pliki nadal trzeba świadomie eksportować z DiPAgE i importować na drugim urządzeniu.
Taki ręczny przebieg zapobiega niezauważonemu nadpisaniu lokalnych stanów pracy przez centralną wersję w chmurze. Jednocześnie sensowne jest jasne uregulowanie w gospodarstwie, który plik uznaje się za aktualny stan i kto wprowadza zmiany.
Przekazywanie dokumentacji doradztwu lub organom
Jeśli dokumentacje środków ochrony roślin mają zostać przekazane doradztwu, organowi kontrolnemu lub urzędowi, użytkownik eksportuje potrzebne rekordy w wybranym formacie i sam przekazuje plik. DiPAgE nie wysyła zapisanych protokołów automatycznie osobom trzecim.
Do wymiany maszynowej należy używać przewidzianych formatów uporządkowanych. Do samego wglądu wzrokowego pomocny może być dodatkowo PDF.
Wykorzystanie podczas kontroli na miejscu
DiPAgE można stosować także do wglądu i sprawdzania istniejących dokumentacji. Udostępnione przez gospodarstwo pliki zgodne ze standardem danych można zaimportować do sekcji „Protokoły”, przeglądać tam pojedynczo i w razie potrzeby wydać jako dobrze czytelny PDF.
Funkcje filtrowania ułatwiają celowy wybór, na przykład według środka ochrony roślin, uprawy, lokalizacji lub roku. DiPAgE może więc służyć zarówno po stronie dokumentującego gospodarstwa, jak i jako narzędzie do uporządkowanego wglądu w istniejące pliki.